
Czym jest praca zdalna
Definicja telepracy została zastąpiona pracą zdalną. Od 7 kwietnia pracodawcy mogą wprowadzić pracę zdalną na podstawie przepisów KP. Stare przepisy będą być jeszcze stosowane przez 6 miesięcy od daty 7 kwietnia.
Praca zdalna może zostać wykonywana:
- całkowicie bądź częściowo,
- w miejscu wskazanym przez pracownika,
- z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się.
Praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu bądź częściowo (hybrydowo). Praca zdalna w podstawowej formie opiera się na uzgodnieniu pomiędzy pracodawcą i pracownikiem.
Etapy wprowadzania pracy zdalnej:
- Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z pracownikami bądź zawierane jest porozumienie ze związkami zawodowymi.
- Zostaje opracowana ocena ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej informacje te są przekazane pracownikom.
- Określenie procedur ochrony danych w przypadku wykonywania pracy zdalnej.
- Uzgodnienie z pracownikiem wykonywania pracy zdalnej.
- Odebranie od pracowników oświadczeń dotyczących zapoznania się z informacją o ryzyku zawodowym.
Kiedy praca zdalna jest niemożliwa
Każda praca może być wykonywana w formie zdalnej, jeśli rodzaj pracy nie wyklucza tej formuły współpracy. Występują jednak pewne wyjątki:
- prace są szczególnie niebezpieczne,
- występuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- praca z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
- praca ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi,
- praca, która powoduje intensywne brudzenie.
Uruchamianie pracy zdalnej w firmie
Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej, czyli określa ramowe zasady dotyczące pracy zdalnej:
- w porozumieniu ze związkami zawodowymi (jeśli w firmie takowe działają),
- w regulaminie pracy – jeśli nie uda mu się uzgodnić porozumienia ze związkami zawodowymi.
Polecenie bądź uzgodnienie zawiera następujące elementy:
- w regulaminie Polecenie pracy zdalnej powinno zawierać:
- zasady pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
- zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu,
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika,
- zasady potwierdzania obecności przez pracownika,
- zasady kontroli wykonywanej pracy przez pracownika,
- zasady kontroli w zakresie BHP, ochrony danych osobowych.
Uzgodnienie pracy zdalnej
Uzgodnienie między pracownikiem a pracodawcą pracy w formule zdalnej może nastąpić:
- przy okazji zawierania umowy o pracę,
- już w trakcie zatrudnienia.
Jeśli pracę zdalną ustala się podczas zawierania umowy o pracę, należy ten fakt uwzględnić w umowie (miejsce zamieszkania jest dodatkowym miejscem świadczenia pracy). W przypadku ustaleń, które mają miejsce w trakcie trwającej już umowy, fakt też może zostać udokumentowany w postaci papierowej bądź elektronicznej.
Moment ustalenia tej formuły pracy ma znaczenie, ponieważ jeśli następuje to w momencie zatrudnienia, to żadna ze stron nie będzie mogła się jednostronnie wycofać. Natomiast w przypadku ustalenia tej formuły pracy u pracownika w trakcie jego zatrudnienia, zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą przywrócić poprzednie warunki pracy.
Pokrycie kosztów, materiały i narzędzia
Do obowiązków pracodawcy należy:
- zapewnienie niezbędnych narzędzi i materiałów do pracy zdalnej,
- pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych,
- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną.
Dodatkowo obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie innych kosztów, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy w formie zdalnej.
Zwrot kosztów pracy zdalnej
Po stronie pracodawcy leży obowiązek zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Pracodawca może ustalić ryczał lub ekwiwalent pieniężny, przy ustalaniu jego wysokości należy uwzględnić:
- normy zużycia materiałów i narzędzi pracy,
- ilość wykorzystanego materiału,
- normy zużycia energii elektrycznej.
Obowiązek akceptacji wniosku
Pracodawca ma obowiązek zaakceptować wniosek o pracę zdalną od pewnej grupy pracowników. Do tej grupy zaliczają się:
- pracownice, które są w ciąży,
- pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
- pracownicy, których dzieci są niepełnosprawne,
- pracownicy, których dzieci posiadają zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu
- pracownicy sprawujący opiekę nad niepełnosprawnymi członkami rodziny, z którymi pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym.