Czym jest praca zdalna

Definicja telepracy została zastąpiona pracą zdalną. Od 7 kwietnia pracodawcy mogą wprowadzić pracę zdalną na podstawie przepisów KP. Stare przepisy będą być jeszcze stosowane przez 6 miesięcy od daty 7 kwietnia.
 

Praca zdalna może zostać wykonywana:

  • całkowicie bądź częściowo,
  • w miejscu wskazanym przez pracownika,
  • z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się.


Praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu bądź częściowo (hybrydowo). Praca zdalna w podstawowej formie opiera się na uzgodnieniu pomiędzy pracodawcą i pracownikiem.

Etapy wprowadzania pracy zdalnej:

  1. Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z pracownikami bądź zawierane jest porozumienie ze związkami zawodowymi.
  2. Zostaje opracowana ocena ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej informacje te są przekazane pracownikom.
  3. Określenie procedur ochrony danych w przypadku wykonywania pracy zdalnej.
  4. Uzgodnienie z pracownikiem wykonywania pracy zdalnej.
  5. Odebranie od pracowników oświadczeń dotyczących zapoznania się z informacją o ryzyku zawodowym.


Kiedy praca zdalna jest niemożliwa

Każda praca może być wykonywana w formie zdalnej, jeśli rodzaj pracy nie wyklucza tej formuły współpracy. Występują jednak pewne wyjątki:

  • prace są szczególnie niebezpieczne,
  • występuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
  • praca z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
  • praca ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi,
  • praca, która powoduje intensywne brudzenie.


Uruchamianie pracy zdalnej w firmie

Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej, czyli określa ramowe zasady dotyczące pracy zdalnej:

  • w porozumieniu ze związkami zawodowymi (jeśli w firmie takowe działają),
  • w regulaminie pracy – jeśli nie uda mu się uzgodnić porozumienia ze związkami zawodowymi.


Polecenie bądź uzgodnienie zawiera następujące elementy:

  • w regulaminie Polecenie pracy zdalnej powinno zawierać:
  • zasady pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
  • zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu,
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika,
  • zasady potwierdzania obecności przez pracownika,
  • zasady kontroli wykonywanej pracy przez pracownika,
  • zasady kontroli w zakresie BHP, ochrony danych osobowych.


Uzgodnienie pracy zdalnej

Uzgodnienie między pracownikiem a pracodawcą pracy w formule zdalnej może nastąpić:

  • przy okazji zawierania umowy o pracę,
  • już w trakcie zatrudnienia.

Jeśli pracę zdalną ustala się podczas zawierania umowy o pracę, należy ten fakt uwzględnić w umowie (miejsce zamieszkania jest dodatkowym miejscem świadczenia pracy). W przypadku ustaleń, które mają miejsce w trakcie trwającej już umowy, fakt też może zostać udokumentowany w postaci papierowej bądź elektronicznej.

Moment ustalenia tej formuły pracy ma znaczenie, ponieważ jeśli następuje to w momencie zatrudnienia, to żadna ze stron nie będzie mogła się jednostronnie wycofać. Natomiast w przypadku ustalenia tej formuły pracy u pracownika w trakcie jego zatrudnienia, zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą przywrócić poprzednie warunki pracy.


Pokrycie kosztów, materiały i narzędzia

Do obowiązków pracodawcy należy:

  • zapewnienie niezbędnych narzędzi i materiałów do pracy zdalnej,
  • pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych,
  • zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną.

Dodatkowo obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie innych kosztów, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy w formie zdalnej.

Zwrot kosztów pracy zdalnej

Po stronie pracodawcy leży obowiązek zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Pracodawca może ustalić ryczał lub ekwiwalent pieniężny, przy ustalaniu jego wysokości należy uwzględnić:

  • normy zużycia materiałów i narzędzi pracy,
  • ilość wykorzystanego materiału,
  • normy zużycia energii elektrycznej.


Obowiązek akceptacji wniosku

Pracodawca ma obowiązek zaakceptować wniosek o pracę zdalną od pewnej grupy pracowników. Do tej grupy zaliczają się:

  • pracownice, które są w ciąży,
  • pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
  • pracownicy, których dzieci są niepełnosprawne,
  • pracownicy, których dzieci posiadają zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu
  • pracownicy sprawujący opiekę nad niepełnosprawnymi członkami rodziny, z którymi pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym.