Koszty związane z podróżami służbowymi nie ograniczają się tylko do diet. Obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie kosztów związanych z wyjazdem pracownika w celach służbowych. Czym jest zatem podróż służbowa? Jest to wyjazd poza stałe miejsce pracy lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy w celu wykonywania zadania służbowego.
Zasady, na podstawie których będą wypłacane należności z tytułu delegacji krajowych bądź zagranicznych, mogą zostać ustalone w:
- umowie o pracę,
- regulaminie wynagradzania,
- układzie zbiorowym pracy.
Z tytułu podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracownikowi przysługuje zwrot za:
- niewykorzystane diety (każdy zapewniony posiłek zmniejsza dietę o odpowiednią wartość),
- zwrot kosztów: dojazdów, przejazdów, noclegów, innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków.
Pracodawca ma prawo określić jakim środkiem transportu powinien podróżować pracownik, udając się w podróż służbową. W przypadku komunikacji zbiorowej np. autobus, pociąg – pracownikowi przysługuje zwrot kosztów poniesionych za bilety. Przełożony ma prawo wyrazić zgodę na to, by pracownik w podróży służbowej skorzystał z prywatnego samochodu. W tym przypadku dokonuje się zwrotu za przejechane kilometry. Stawka jest z góry ustalona i zależy od rodzaju pojazdu, jakim podróżuje pracownik. W przypadku samochodu o pojemności silnika do 900 cm3 przysługuje zwrot o wartości 0,5214 zł za przejechany kilometr, natomiast dla samochodów powyżej 900 cm3 zwrot ten wynosi 0,8358 zł za każdy przejechany kilometr. Jeśli pracownik poniósł inne konieczne wydatki związane z podróżą służbową, np. opłaty za autostradę, parking, bagaż – te koszty pracodawca również jest zobowiązany zwrócić.
Rozliczenie delegacji
Pracownik, który wyjeżdża w zagraniczną podróż służbową, powinien otrzymać od pracodawcy zaliczkę. Zaliczka może zostać wypłacona w walucie obcej bądź w złotówkach za zgodą pracownika. Po zakończeniu delegacji pracownik ma 14 dni na rozliczenie się z pracodawcą z kosztów delegacji. Wszystkie wydatki z wyjątkiem diet muszą zostać udokumentowane. A w przypadku braku możliwości otrzymania biletu, rachunku bądź faktury, pracownik jest zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i wyjaśnieniu przyczyny braku jego udokumentowania.
Przeliczanie kosztów w walucie obcej
Jeśli pracownik podczas podróży służbowej zagranicznej otrzyma dokument potwierdzający wydatek w walucie obcej, należy przeliczyć ją na złote. Kwotę przelicza się według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia rachunku bądź faktury. Diety przeliczane są według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji.
Koszty podróży służbowych przedsiębiorcy
Koszty związane z delegacjami są zaliczane jako koszty uzyskania przychodu, ze względu na to, że są to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu. Jeśli przedsiębiorca osobiście bierze udział w podróży służbowej, ma on prawo do odliczenia od przychodu poniesionych na ten cel wydatków. Fakt, że właściciel firmy osobiście bierze udział w delegacji, nie zwalnia go z obowiązku zachowania wszelkich dowodów potwierdzających poniesiony koszt. Jeśli przedsiębiorca podróżuje środkiem transportu, który stanowi środek trwały firmy, może odliczyć 100% wydatków na jego użytkowanie, ale tylko pod warunkiem, że jest prowadzona ewidencja przebiegu przejazdu. Jeśli ewidencja przebiegu pojazdu nie jest prowadzona, w takim wypadku można odliczyć 75% wydatków. Natomiast, podróżując samochodem prywatnym, można odliczyć już tylko 20% wydatków. Ponadto, ważne jest, aby zachować wszelkie dowody potwierdzające związek odbywanej podróży służbowej z działalnością firmy, np. zbieranie ofert kontrahentów, faktur zakupowych itp.
