Pojęcie przychodu

Pracodawca z chwilą zatrudnienia pracownika staje się płatnikiem, na którym ciąży obowiązek prawidłowego rozliczania i odprowadzania zaliczek na podatek. Rola obliczenia, pobrania i przekazania jej do urzędu skarbowego spoczywa zatem na płatniku. Na początku należy ustalić wartość przychodu osiągniętego przez pracownika. Do nich zaliczyć można wszelakie wypłaty pieniężne i nieodpłatne świadczenia w naturze lub ich ekwiwalenty. Przede wszystkim to:

  • wynagrodzenie zasadnicze,
  • wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
  • otrzymane przez pracownika nagrody i dodatki,
  • ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
  • świadczenia pieniężne, które poniósł pracownik,
  • wartość nieodpłatnych świadczeń.

Należy zaznaczyć, że przychód pracownika powstaje w momencie, w którym zostaje wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. Oznacza to, że pracownik osiąga swój przychód w momencie, w którym pracodawca wykona przelew na jego rachunek bankowy.


Przychody związane z samochodem służbowym

W przypadku, w którym pracodawca udostępnia pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych, jest to traktowane jako przychód pracownika. Przepisy określają w sposób zryczałtowany wysokość przychodu:

  • 250 zł miesięcznie w przypadku korzystania z samochodu elektrycznego lub samochodu o mocy do 60 KW,
  • 400 zł miesięcznie dla wszystkich pozostałych samochodów.


Zaliczka na PIT

Zaliczka jest obliczana na podstawie osiągniętych przez pracownika przychodów. Od kwoty tej odejmowane są:

1. Koszty uzyskania przychodu:

  • 250 zł miesięcznie, 3000 zł rocznie – dotyczy pracowników uzyskujących przychód z tytułu zatrudnienia u jednego pracodawcy i nie dojeżdżają do miejsca pracy z innej miejscowości,
  • do 4500 zł rocznie – dotyczy pracowników uzyskujących przychód z tytułu zatrudnienia u więcej niż jednego pracodawcy i nie dojeżdżają do miejsca pracy z innej miejscowości,
  • 300 zł miesięcznie, 3600 zł rocznie – dotyczy pracowników uzyskujących przychód z tytułu zatrudnienia u jednego pracodawcy i dojeżdżają do miejsca pracy z innej miejscowości,
  • do 5400 zł rocznie - dotyczy pracowników uzyskujących przychód z tytułu zatrudnienia u więcej niż jednego pracodawcy i dojeżdżają do miejsca pracy z innej miejscowości. 

2. Obliczenie zaliczki według skali podatkowej:

  • 12% do progu 120.000 zł, czyli za miesiące, w których przychód pracownika nie przekroczył tej kwoty,-
  • 32% od kwoty 120.000 zł, czyli za miesiące, w których nastąpiło przekroczenie tej kwoty, próg ten obliczany jest od kwoty ponad limit.
  • pomniejszenie obliczonej zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek.


Kwota zmniejszająca podatek

Pracownik, składając formularz PIT-2 upoważnia pracodawcę do pomniejszania jego miesięcznych zaliczek o kwotę zmniejszającą podatek. Pracownik może złożyć nowy PIT-2 w każdym momencie zatrudnienia, a pracodawca ma obowiązek odliczyć odpowiednią kwotę zmniejszającą podatek od miesiąca następującego po miesiącu, w którym PIT-2 został złożony. W 2023 r. pracownik może korzystać z kwoty zmniejszającej w maksymalnie trzech zakładach pracy, a kwota ta będzie się rozkładała proporcjonalnie. Jest to:

  • 1/12 kwoty, tj. 300 zł,
  • 1/24 kwoty, tj. 150 zł,
  • 1/36 kwoty, tj. 100 zł.


Wspólne rozliczanie z małżonkiem

Formularz PIT-2 umożliwia oświadczenie o wspólnym rozliczaniu z małżonkiem. Pracownik nie musi być w związku małżeńskim przez cały rok podatkowy, aby móc z tego skorzystać. Dochody pracownika w ciągu roku wynoszą:

  • do 120.000 zł, a jego małżonek nie ma żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej – w tym przypadku należy za cały rok pobrać 12% podatku oraz kwotę zmniejszająca podatek,
  • powyżej 120.000 zł, a jego małżonek nie ma dochodów lub jego dochody nie przekroczą 120.000 zł – w tym przypadku należy za cały rok pobrać 12% podatku.


Pozostałe przychody zwolnione z podatku

Pracownik może skorzystać ze zwolnienia z podatku, jeśli spełnia odpowiednie warunki. Kwota, która jest zwolniona z naliczania podatku to 85.528 zł. Sytuacje, o których mowa, to:

  • osoba do 26 roku życia,
  • osoba sprawująca władzę rodzicielską lub funkcję opiekuna do co najmniej 4 dzieci,
  • praca zarobkowa przez emeryta i niepobieranie emerytury mimo nabycia do niej prawa,
  • osoba powracająca zza granicy na terytorium Polski.


Termin i sposób wypłaty zaliczki

Pracodawca ma obowiązek opłacić zaliczki podatku do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie pracownika. Nieterminowe wpłacanie zaliczek jest traktowane jako przestępstwo skarbowe, płatnik odpowiada całym swoim majątkiem za te zobowiązania. Zaliczki są wypłacane na indywidualny mikrorachunek podatkowy przedsiębiorcy.

Roczna informacja o dochodach

Po zakończeniu roku podatkowego należy sporządzić:

  • zbiorczą deklarację o pobranym podatku, tj.PIT-4R, PIT-8AR,
  • imienne informacje o wysokości osiągniętych przez pracownika dochodów, tj. PIT-11, PIT-R.


Obowiązkiem płatnika jest przesłanie do urzędu skarbowego do końca stycznia deklaracji PIT-4R, PIT-8AR oraz informacji PIT-11, PIT-R. Natomiast czas na przekazanie pracownikom PIT-11, pracodawca ma czas na do końca lutego.