Akta zatrudnionych

Po zatrudnieniu pracownika należy prowadzić dokumentację pracowniczą. Przepisy określają, w jaki sposób ma być prowadzona teczka pracownicza. W skład dokumentacji wchodzą akta osobowe z podziałem na część A, B, C, D. Dokumentacja pracownicza może zostać prowadzona w postaci tradycyjnej, czyli papierowej, jednak prawo dopuszcza prowadzenie jej w postaci elektronicznej. Bez znaczenia, w jaki sposób jest prowadzona, ważne jest, by była tworzona w sposób gwarantujący poufność, kompletność, a dostęp do dokumentacji nie będzie zagrażał jej uszkodzeniu bądź zniszczeniu. Nieodpowiedni sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej może wiązać się z grzywną nadaną na wniosek inspektora pracy.

Jakie dokumenty są przechowywane w aktach

Akta osobowe zawierają 4 części, a każda ma określone dokumenty, które wchodzą w skład określonej części.
Część A – ta część jest poświęcona dokumentom związanym z ubieganiem się o zatrudnienie, znajdują się tam dokumenty takie jak np.

  • CV,
  • list motywacyjny.

 

 

Część B – ta część zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, znajdują się tam dokumenty takie jak np.

  • umowa o pracę,
  • dokumenty dotyczące danych osobowych,
  • zakres obowiązków,
  • potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, z przepisami BHP,
  • dokumenty związane z powierzeniem mienia,
  • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji przez pracownika,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody,
  • dokumenty związane z przeszkoleniem pracownika z przepisów BHP,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego,
  • dokumenty związane z udzieleniem urlopu bezpłatnego,
  • skierowania na badania i oświadczenia lekarskie związane z wykonaniem wstępnych, okresowych i kontrolnych badań,
  • wypowiedzenie warunków pracy.

Część C – do tej części trafiają dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, znajdują się tam dokumenty takie jak np.

  • oświadczenie o wypowiedzeniu, rozwiązaniu umowy,
  • kopia świadectwa pracy,
  • potwierdzenie zajęcia wynagrodzenia w związku z postępowaniem egzekucyjnym.

​​​​​Część D – ta część poświęcona jest dokumentom dotyczącym ukaraniu pracownika, ponoszenia przez niego odpowiedzialności porządkowej, a które po upływie określonego czasu mogą zostać usunięte z tej części.


Dokumenty związane z poszczególnymi częściami muszą być przechowywane w porządku chronologicznym oraz być ponumerowane. Ponadto każda część musi zawierać wykaz dokumentów, które zawiera dana część akt pracownika.  

Wydanie kopii dokumentacji

Bez względu czy pracownik jest zatrudniony bądź jego współpraca z firmą się zakończyła, ma prawo zwrócić się z wnioskiem o wydanie kopii całości lub części swojej dokumentacji pracowniczej. Wniosek ten może zostać złożony w wersji papierowej bądź elektronicznej. Na pracodawcy ciąży termin 30 dni od dnia otrzymania wniosku, termin ten musi zostać zachowany. Wniosek o wydanie kopii dokumentacji również musi trafić do akt, jeśli złożył go zatrudniony pracownik – trafia do części B, natomiast jeśli złożył go były pracownik – wniosek trafia do części C.

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest prowadzona w postaci papierowej, kopia dokumentacji może zostać wydana w dwóch wersjach:

  • w postaci papierowej, dokumentacja musi zostać opatrzona podpisem przełożonego lub osoby upoważnionej oraz wydana dokumentacja musi zostać potwierdzona jako zgodna z oryginałem,
  • w postaci elektronicznej, dokumentacja musi zostać odwzorowana cyfrowo, zapisana w formacie PDF, opatrzona kwalifikowanym podpisem przełożonego lub osoby upoważnionej, potwierdzając zgodność kopii z oryginałem.

W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest prowadzona w postaci elektronicznej, kopia dokumentacji również może zostać wydana w dwóch wersjach:

  • w postaci elektronicznej, opatrzona kwalifikowanym podpisem przełożonego lub osoby upoważnionej, potwierdzając zgodność kopii z oryginałem,
  • w postaci papierowej, stanowiącej wydruk dokumentacji elektronicznej, dokumentacja ta musi zawierać metadane wraz z podpisem przełożonego lub osoby upoważnionej, potwierdzając zgodność kopii z oryginałem.


Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określony czas po ustaniu zatrudnienia pracownika. Okres ten zależy od tego, kiedy został zatrudniony.

  • 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie od 01.01.2019.
  • 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999-2018, a pracodawca złoży do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA,
  • 50 lat, jeśli pracownik został zatrudniony przed 1999 lub jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999-2018 a pracodawca nie złożył do ZUS odpowiednich dokumentów.


Jeśli pracodawca decyduje się o zmianie prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną, każdy dokument musi zostać odwzorowany cyfrowo, a następnie podpisany podpisem kwalifikowanym. W związku z tą zmianą dokumentację papierową może odebrać pracownik w ciągu 30 dni od momentu zawiadomienia go o takiej możliwości.