Sprawna sprzedaż to nie tylko wystawianie faktur. To także pełna kontrola nad stanami magazynowymi, prawidłowe rozliczanie kosztów oraz możliwość tworzenia gotowych zestawów z dostępnych produktów. W drugiej części serii o module Handel w enova365 przyglądamy się temu, jak system wspiera zarządzanie zapasami, automatyczne korekty cen oraz kompletację produktów.
Stany magazynowe - więcej niż tylko liczba na ekranie
Wyobraźmy sobie sytuację: klient dzwoni i pyta o dostępność towaru. W systemie widzisz 100 sztuk, więc potwierdzasz możliwość realizacji zamówienia. Chwilę później okazuje się jednak, że 30 sztuk jest już zarezerwowanych dla innych klientów. Realnie dostępnych było tylko 70. W enova365 takich sytuacji można uniknąć, ponieważ system rozróżnia kilka rodzajów stanów magazynowych. Stan fizyczny pokazuje to, co faktycznie znajduje się w magazynie - realną liczbę produktów, które można policzyć na półce. Stan zamówień od klientów informuje, ile towaru zostało już zarezerwowane na podstawie złożonych zamówień. Produkty te nadal fizycznie znajdują się w magazynie, ale nie są już dostępne do sprzedaży dla kolejnych odbiorców. Stan dostępny to różnica między stanem fizycznym a rezerwacjami. To właśnie tę wartość warto podawać klientom, gdy pytają o możliwość realizacji zamówienia. Do tego dochodzi jeszcze stan wynikający z zamówień do dostawców. Jeśli firma zamówiła towar, który jest w drodze, system pokaże stan przewidywany - czyli aktualny zapas powiększony o planowane dostawy. Dzięki temu możliwe jest lepsze planowanie sprzedaży, nawet gdy towar nie dotarł jeszcze do magazynu. Podobnie działają zapotrzebowania wewnętrzne. Gdy dział produkcji rezerwuje materiały z magazynu, system uwzględnia to w dostępności dla pozostałych działów.
Jeśli firma korzysta z kilku magazynów, enova365 pokazuje stany zarówno dla każdej lokalizacji osobno, jak i łącznie. Dzięki temu łatwo sprawdzić, gdzie dokładnie znajduje się towar i z której lokalizacji najlepiej zrealizować wysyłkę.
Wszystkie dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Każde zamówienie, przyjęcie czy wydanie towaru natychmiast wpływa na dostępność produktów. Co ważne, system domyślnie nie pozwala sprzedawać towaru, którego fizycznie nie ma na stanie. Jeśli jednak firma stosuje inne zasady, magazyn można skonfigurować tak, aby dopuszczał stany ujemne.
Partie, FIFO i pełna kontrola nad kosztami
W wielu firmach ten sam towar jest przyjmowany do magazynu w różnych cenach. Przykładowo: 10 sztuk po 100 zł, 20 sztuk po 95 zł i 15 sztuk po 90 zł. enova365 zapisuje takie przyjęcia jako osobne partie. Podczas sprzedaży system automatycznie rozchodowuje towar według zasady FIFO, czyli w pierwszej kolejności sprzedawane są najstarsze partie. Dzięki temu koszt własny sprzedaży i marża są liczone automatycznie i zgodnie z rzeczywistością. Możliwa jest również ewidencja według innych właściwości, takich jak data przydatności do spożycia. W takim przypadku system w pierwszej kolejności rozchodzi produkty, które najszybciej się przeterminują.
Automatyczne korekty cen - koniec z ręcznymi poprawkami
Jednym z elementów, który szczególnie wyróżnia enova365, są automatyczne korekty dokumentów magazynowych.
W praktyce często wygląda to tak: towar zostaje przyjęty na magazyn dokumentem PZ, na przykład 100 sztuk po 100 zł. Dopiero po pewnym czasie pojawia się faktura od dostawcy - tym razem z ceną 95 zł za sztukę.
W wielu systemach oznacza to konieczność ręcznego korygowania dokumentów, sprawdzania, czy towar został już sprzedany, przeliczania marż oraz uzgadniania wszystkiego z księgowością. To proces czasochłonny i obarczony ryzykiem błędów.
W enova365 wystarczy wprowadzić fakturę zakupu. System sam generuje korektę do PZ i aktualizuje wartość towaru w magazynie. Jeśli część produktów została już sprzedana, koszt własny sprzedaży i marże również zostaną automatycznie przeliczone. Cały proces odbywa się zgodnie z wcześniej ustawionymi parametrami relacji handlowo-magazynowych. Firma może zdecydować, czy chce korzystać z takiej automatyzacji. Gdy jest ona włączona, pozwala zaoszczędzić dużo czasu i znacząco ograniczyć ryzyko pomyłek. Podobnie działa to w drugą stronę - korekty dokumentów sprzedaży generują odpowiednie korekty magazynowe, jeśli dokumenty były ze sobą powiązane. Dodatkowo system obsługuje dokumenty takie jak KWPZ, które służą do korekty wartości przyjęcia zewnętrznego i wpływają na koszt własny sprzedaży. Te dokumenty również mogą być tworzone i zatwierdzane automatycznie.
Kompletacja - prosta produkcja bez dodatkowych modułów
Moduł Handel w enova365 umożliwia także kompletację, czyli tworzenie produktów złożonych z innych towarów.
W systemie definiuje się recepturę - listę składników i ich ilości. Może to być prosty zestaw promocyjny albo produkt wymagający zmontowania z kilku części.
Podczas kompletacji system zdejmuje ze stanu magazynowego składniki i przyjmuje gotowy produkt. Wartość magazynu pozostaje spójna - suma wartości składników równa się wartości produktu końcowego.
Przykładowo, zestaw kosmetyczny składa się z kremu za 20 zł, balsamu za 15 zł i mydła za 10 zł. Wykonując kompletację 10 zestawów, system zdejmie ze stanu 10 kremów, 10 balsamów i 10 mydeł, a przyjmie 10 zestawów o wartości 45 zł każdy.
Dla firm, które zajmują się prostą kompletacją, pakowaniem zestawów lub składaniem produktów z gotowych elementów, ta funkcjonalność w module Handel w zupełności wystarcza. Bardziej zaawansowane scenariusze produkcyjne obsługuje osobny moduł Produkcja.
Handel w enova365 – realne wsparcie w codziennej pracy
Jak widać enova365 to nie tylko wystawianie dokumentów sprzedaży. To przede wszystkim narzędzie do świadomego zarządzania zapasami, kontroli kosztów i automatyzacji procesów magazynowych.
Dzięki różnym rodzajom stanów magazynowych, automatycznym korektom cen oraz możliwości kompletacji, firmy zyskują większą przewidywalność, mniej błędów i lepszą kontrolę nad rentownością.
Zagadnienia te szerzej omówiliśmy na kanale YouTube. Dwa filmy z serii HANDEL dostępne są tutaj:
https://www.youtube.com/watch?v=GaNgeah3jo4
https://www.youtube.com/watch?v=memQgydwrKA