Wybór i właściwa konfiguracja modułu Handel w enova365 to kluczowy krok w uporządkowaniu procesów sprzedażowych, zakupowych oraz magazynowych. Ten moduł łączy pracę wielu działów i stanowi centrum obsługi dokumentów handlowych oraz towarów. W pierwszym odcinku naszej serii Compactowo o ERP omawiamy fundamenty pracy w module Handel i pokazujemy, jakie funkcjonalności są dostępne już na starcie.
Obejrzyj najnowszy odcinek Compactowo o ERP: Moduł Handel w enova365.
Kartoteki kontrahentów
Kartoteki kontrahentów to punkt, od którego zaczyna się większość procesów handlowych. W enova365 zawierają znacznie więcej niż podstawowe informacje o kliencie lub dostawcy. System pozwala pobierać dane podmiotu z GUS oraz weryfikować status w VAT MF i bazie VIES. Nie trzeba mieć modułu CRM, aby ewidencjonować pracowników kontrahenta, ponieważ całość można prowadzić już w module Handel.
Ważnym elementem jest możliwość grupowania kontrahentów według kategorii branż i tworzenia własnych hierarchii. Dostępne są również dynamiczne kafelki budowane w oparciu o zdefiniowane grupy. Kartoteka kumuluje także wszystkie zdarzenia związane z kontrahentem, czyli dokumenty handlowe, dokumenty ewidencji, rozrachunki i marże. Z jej poziomu można kontrolować indywidualne ceny oraz warunki handlowe.
Kartoteki towarowe
Kartoteki towarowe w module Handel obejmują zarówno klasyczne towary, jak i usługi. System udostępnia indywidualne ceny, jednostki miar oraz przeliczniki jednostek, które mogą być globalne lub ustawiane dla pojedynczych kartotek. W kartotekach można definiować opakowania zgodnie z wymaganiami systemu kaucyjnego oraz wskazywać zamienniki towarów, co pomaga w obsłudze sprzedaży w przypadku braku towaru na magazynie.
W kartotekach znajduje się pełna historia zdarzeń dotyczących danego towaru. Dostępne są dokumenty, zamówienia, zasoby, marże, obroty i partie magazynowe. Dodatkowe potrzeby można realizować dzięki cechom i tabelom dodatkowym, co pozwala rozbudować kartotekę bez programowania. Po niedawnych zmianach technologicznych działają one jeszcze szybciej i zapewniają większy komfort pracy.
Dokumenty handlowe
Moduł Handel to nie tylko faktury VAT. To cały zestaw dokumentów obsługujących proces sprzedażowy i zakupowy od samego początku. W systemie dostępne są zapytania ofertowe, oferty, zamówienia od odbiorców, zamówienia do dostawców, proformy oraz paragony obsługiwane z drukarkami fiskalnymi. Zamówienia od odbiorców mogą rezerwować towar na magazynie, dzięki czemu system dokładnie wie, co zostało już przypisane do konkretnego klienta. Zamówienia do dostawców prezentują, co zostało zamówione i jest w trakcie realizacji.
Duże znaczenie ma możliwość tworzenia własnych definicji dokumentów. Dla każdej grupy można zbudować kilka wariantów, z odrębną numeracją i ustawieniami. Dokumenty tworzą między sobą relacje, dzięki czemu użytkownik może prześledzić cały proces, który zaczyna się od zapytania, a kończy wydaniem towaru.
Dokumenty magazynowe
Gospodarka magazynowa w module Handel działa przejrzyście i spójnie. Towary nie są na stałe przypisane do magazynów. To dokument decyduje, na którym magazynie zostanie zarejestrowany ruch. System obsługuje przyjęcia zewnętrzne PZ, wydania zewnętrzne WZ, dokumenty wewnętrzne PW i RW oraz przesunięcia międzymagazynowe MM. Ten ostatni rodzaj dokumentu automatycznie tworzy jednocześnie rozchód z jednego magazynu i przyjęcie na drugi.
System zarządza ewidencją ilościowo wartościową i domyślnie pracuje według FIFO, ale może działać także według LIFO lub według konkretnego wskazania zasobów. Wdrożenie odpowiednich reguł pozwala automatyzować procesy magazynowe i minimalizować ręczną pracę.
Pełne omówienie wszystkich funkcjonalności modułu Handel znajdziesz w materiale wideo na kanale Compactowo o ERP.