Moduł Handel w enova365 to jeden z najważniejszych obszarów systemu, a jednocześnie jeden z tych, które początkującym użytkownikom mogą wydawać się najbardziej złożone. W tym artykule wyjaśniamy jego podstawowe elementy w sposób przejrzysty i uporządkowany. Znajdziesz tu omówienie pracy z kartotekami kontrahentów i towarów, opis kluczowych dokumentów handlowych oraz fundamenty gospodarki magazynowej - wszystko oparte na praktycznym spojrzeniu wdrożeniowym.
Kontrahenci - więcej niż podstawowe dane
Kartoteka kontrahenta w enova365 obejmuje standardowe informacje, takie jak nazwa, kod czy NIP. Jednak to dopiero początek. System daje możliwość dodania komunikatu, który automatycznie wyświetli się osobie wystawiającej dokument dla danego klienta. To praktyczne narzędzie przy klientach wymagających specjalnych warunków lub dodatkowych zatwierdzeń. W tym miejscu konfigurujemy również warunki płatności, w tym limity kredytowe czy domyślne terminy. Co ważne - limity w enova365 działają dwutorowo. System kontroluje zarówno przekroczenie limitu kredytowego, jak i przeterminowane zadłużenie, a reakcja może być ustawiona jako ostrzeżenie lub całkowita blokada zatwierdzenia dokumentu.
Jednym z częstszych problemów po migracji z innego systemu jest zdublowanie kontrahentów. enova365 umożliwia scalanie kartotek - wraz z dokumentami, rozrachunkami i całą historią - bez konieczności ręcznego przenoszenia danych.
Przy dużej liczbie klientów warto wykorzystać ich kategoryzację. Kategorie pojawiają się jako kafelki w interfejsie, co pozwala na szybkie zawężenie widoku i sprawniejsze wyszukiwanie.
Kartoteki towarowe - elastyczna struktura i bogate możliwości konfiguracji
W enova365 towary i usługi znajdują się w jednej kartotece, a system rozróżnia je na podstawie typu. Kluczowym narzędziem są grupy towarowe - z możliwością tworzenia hierarchii praktycznie bez ograniczeń. Taka struktura nie tylko porządkuje bazę, lecz stanowi fundament do raportowania, automatyzacji rabatów czy zbiorczego zarządzania cenami.
System umożliwia definiowanie wielu cenników dla jednego towaru. Obsługuje algorytmy cenowe, cenniki dla różnych grup klientów, rabaty ilościowe czy promocje czasowe. enova365 potrafi też automatycznie dobrać odpowiednią cenę, biorąc pod uwagę klienta, ilość i kontekst zakupu.
Towary mogą mieć przypisane zamienniki - pomocne, gdy produktu brak na stanie. Obsługiwane są także jednostki alternatywne z przelicznikami, co ułatwia pracę np. wtedy, gdy sprzedaż odbywa się w sztukach, a zakup w paletach.
Ważnym elementem są cechy - mechanizm pozwalający dodać własne pola bez konieczności programowania. W bardziej złożonych przypadkach można korzystać również z tabel dodatkowych. Mechanizmy te działają zarówno dla towarów, jak i kontrahentów, dzięki czemu system łatwo dopasować do specyfiki branży.
Dokumenty handlowe - proces sprzedaży od zapytania po fakturę
Choć moduł Handel kojarzy się najczęściej z fakturami, jego zakres jest znacznie szerszy. Oprócz standardowych faktur VAT, pro form, zaliczkowych czy paragonów, system obsługuje pełen proces handlowy wykraczający poza wystawianie dokumentów sprzedaży.
Zapytania ofertowe mogą być rejestrowane zarówno od klientów, jak i te wysyłane do dostawców. Podobnie działa obsługa ofert. Kluczowe znaczenie mają zamówienia - te od odbiorców rezerwują towar w magazynie, a zamówienia do dostawców pokazują, co jest w drodze. W wielu firmach wykorzystywane są również zamówienia wewnętrzne, czyli zapotrzebowania między działami lub magazynami.
Jednym z bardziej elastycznych elementów systemu są definicje dokumentów. Użytkownik może tworzyć wiele rodzajów tego samego typu dokumentów, nadając im różne parametry, wzory numeracji czy wydruki. Ułatwia to dopasowanie systemu do procesów bez konieczności wdrożenia niestandardowych dodatków.
Dokumenty w enova365 tworzą relacje, dzięki czemu cały proces jest śledzony od początku do końca. Zapytanie może prowadzić do oferty, ta do zamówienia, zamówienie do pro formy, pro forma do faktury, a faktura do dokumentu WZ. Każdy element pamięta swoje źródło, co pozwala w każdej chwili prześledzić historię transakcji.
Gospodarka magazynowa - fundament pracy w module Handel
Gdy procesy handlowe wymagają pełnej kontroli nad magazynem, wówczas moduł Handel pokazuje pełnię swoich możliwości. Gospodarka magazynowa oparta jest na dwóch zasadach:
- Każdy dokument magazynowy dotyczy jednego magazynu.
- Towary nie są przypisane na stałe do magazynu - to dokument określa, gdzie rejestrujemy ruch.
W enova365 wyróżniamy dokumenty przychodowe i rozchodowe:
- PZ - przyjęcie zewnętrzne, najczęściej od dostawcy
- WZ wydanie zewnętrzne do klienta
- PW i RW – operacje wewnętrzne
- MM – przesunięcie międzymagazynowe, automatycznie tworzące dwa ruchy w tle
Podobnie jak w przypadku dokumentów handlowych, definicje dokumentów magazynowych również można konfigurować według potrzeb.
System prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową, domyślnie według FIFO, jednak możliwe jest ustawienie metody LIFO lub ręcznego wskazywania zasobów do rozchodu. Odpowiednie wdrożenie może znacząco ograniczyć liczbę kliknięć i przyspieszyć pracę magazynu.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak te funkcje wyglądają w praktyce, zajrzyj na kanał Compactowo o ERP. Znajdziesz tam również film, w którym omawiamy dokładnie te zagadnienia krok po kroku. Zapraszamy do obejrzenia tutaj!