Blog

Cyfryzacja odgrywa kluczową rolę w usprawnianiu procesów administracyjnych. Jednym z najważniejszych kroków w tej transformacji jest wdrożenie e-doręczeń, czyli elektronicznych doręczeń dokumentów urzędowych i biznesowych. Jak przygotować firmę na zmiany? Jak zintegrować usługę e-doręczeń z systemem ERP?

Czym są e-doręczenia?

e-Doręczenia to usługa pozwalająca na bezpieczne, szybkie i skuteczne przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej, która zastępuje tradycyjne listy polecone z potwierdzeniem odbioru. Jest to oficjalny kanał komunikacji między podmiotami publicznymi, przedsiębiorcami oraz obywatelami, który zapewnia autentyczność oraz poufność przesyłanych wiadomości.

Korzyści wynikające z wdrożenia e-doręczeń są liczne i obejmują m.in.:

• Oszczędność czasu i pieniędzy – eliminują koszty wysyłki tradycyjnej oraz prowadzą do szybszej realizacji procesów.
• Bezpieczeństwo i poufność – gwarantują autentyczność i integralność przesyłanych dokumentów.
• Ekologiczne podejście – redukują zużycie papieru i obciążenia środowiska.
• Zgodność z przepisami – spełnienie wymagań prawnych dotyczących doręczeń urzędowych.

Zmiany w przepisach prawa

Wdrożenie e-Doręczeń wynika z ustawy o doręczeniach elektronicznych, która zobowiązuje do stopniowego przejścia na elektroniczny obieg dokumentów w komunikacji między podmiotami publicznymi a obywatelami i przedsiębiorcami. Celem nowelizacji przepisów jest usprawnienie procesów administracyjnych, zapewnienie większego poziomu bezpieczeństwa oraz ograniczenie kosztów związanych z tradycyjnymi formami doręczeń.

Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE.

Kogo będą obowiązywać e-Doręczenia?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG. Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Osoby fizyczne mogą dobrowolnie zdecydować się na korzystanie z e-doręczeń w komunikacji z urzędami.

Jak uzyskać adres do doręczeń elektronicznych?

Adres do doręczeń elektronicznych można uzyskać poprzez rejestrację w systemie e-doręczeń udostępnionym przez Ministerstwo Cyfryzacji. Każdy podmiot objęty obowiązkiem e-doręczeń otrzyma unikalny identyfikator, który będzie wykorzystywany do wymiany dokumentów. Proces rejestracji jest prosty i odbywa się online poprzez dedykowaną platformę administracyjną.

Jak zintegrować usługę e-doręczeń z systemem ERP?

Compact, jako autoryzowany partner enova365, oferuje rozwiązania wspierające wdrażanie e-doręczeń w firmach i instytucjach. Dodatek e-Doręczenia zapewnia integrację z tą usługą, umożliwiając wysyłanie i odbieranie wiadomości bezpośrednio z poziomu systemu.

enova365 oferuje pełną kompatybilność z e-doręczeniami, umożliwiając:

• Automatyczne wysyłanie dokumentów do urzędów i kontrahentów.
• Odbieranie e-doręczeń bezpośrednio w systemie.
• Archiwizację dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Monitorowanie statusu doręczeń w czasie rzeczywistym
• Minimalne wymagania licencyjne dla dodatku e-Doręczenia to moduł DMS w wersji minimum złotej oraz jednorazowy zakup Konfiguratora Workflow i DMS i odpowiednie licencje na moduły merytoryczne.

e-Doręczenie – krok po kroku

Aby zacząć korzystać z e-Doręczeń należy wykonać trzy kroki: 
1) Założyć i aktywować skrzynki e-Doręczeń za pomocą profilu zaufanego lub aplikacji mObywatel.
2) Zainstalować enova365 z dodatkiem e-Doręczenia.
3) Skonfigurować dostęp enova365 do e-Doręczeń.

E-doręczenia to przyszłość komunikacji administracyjnej i biznesowej. Ich wdrożenie pozwala na usprawnienie procesów, oszczędność oraz zapewnienie pełnego bezpieczeństwa przesyłanych dokumentów. Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możesz zoptymalizować komunikację w swojej firmie, dzięki systemowi enova365.