Dane, które mogą być zbierane od kandydata
Przyszły pracodawca od potencjalnego kandydata na pracownika może żądać podania danych osobowych, które obejmują:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- informacje dotyczące dotychczasowego zatrudnienia.
Informacji związanych z wykształceniem, kwalifikacjami zawodowymi, które posiada potencjalny pracownik oraz przebiegiem jego dotychczasowego zatrudnienia, przyszły pracodawca może żądać, jeśli wymaga tego stanowisko pracy bądź gdy wiedza i umiejętności są wymagane do wykonywania określonych prac.
W przypadku, gdy pracodawca podejmuje decyzję o zatrudnieniu kandydata, przełożony może żądać od pracownika udzielenia dodatkowych informacji, które są niezbędne do zawarcia stosunku pracy. Dane te obejmują:
- adres,
- numer PESEL,
- wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, w przypadku, gdy wcześniejsze udzielenie tych informacji przez kandydata nie było konieczne,
- numer rachunku bankowego,
- pozostałe dane osobowe pracownika, jego dzieci oraz pozostałych członków najbliższej rodziny.
Dane, które mogą być zbierane od kandydata lub pracownika za jego zgodą
Pracodawca, który chce uzyskać dodatkowe informacje od kandydata bądź pracownika, może poprosić o ich udzielenie, ale decyzja o ich udzieleniu leży wyłącznie po stronie kandydata lub pracownika. Wyjątkiem jest uzyskanie informacji dotyczących wyroków skazujących. Pozyskanie takich informacji musi mieć charakter dobrowolny, pracodawca nie może zmuszać bądź zastraszać drugiej osoby do udzielenia tych informacji.
Występują również sytuacje, w których pracodawca ze względu na charakter wykonywanej pracy może żądać od pracownika udzielenia informacji, dotyczących skazania prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa. Tak się dzieje w przypadku:
- wykonywania obowiązków związanych z zarządzaniem mieniem,
- pracy związanej z dostępem do informacji prawnie chronionych,
- konieczności podejmowania decyzji obarczonych wysokim ryzykiem utraty mienia lub innej znacznej szkody.
Pracodawca kategorycznie nie może żądać od kandydata lub pracownika udzielenia informacji dotyczących:
- pochodzenia rasowego lub etnicznego,
- poglądów politycznych,
- przekonań religijnych,
- przynależności do związków zawodowych,
- stanu cywilnego,
- stanu zdrowia,
- planów prokreacyjnych,
- orientacji seksualnej.
Informacje te mogą zostać udzielone wyłącznie z inicjatywy kandydata lub pracownika
Brak lub wycofanie zgody przez kandydata na udzielenie informacji, które nie są konieczne w procesie rekrutacji, nie mogą skutkować negatywnymi konsekwencjami w kierunku kandydata. Przyszły pracodawca nie może z tego powodu odmówić zatrudnienia. Tak samo wygląda sytuacja w przypadku pracownika już zatrudnionego, pracodawca nie może z powodu wycofania zgody wypowiedzieć mu umowy o pracę lub ją rozwiązać bez wypowiedzenia.
Obowiązki informacyjne pracodawcy
Pracodawca jako podmiot, który zbiera i przetwarza informacje uzyskane od kandydatów i pracowników ma obowiązek udzielenia im następujących informacji:
- nazwa i adres siedziby firmy,
- cel przetwarzania danych,
- okres, w jakim dane będą przetwarzane,
- prawie do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie,
- prawie wniesienia skargi do UODO,
- dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich niepodania.