Blog

Deklaracje ZUS

 

Na każdym przedsiębiorcy ciąży obowiązek składania comiesięcznych deklaracji i raportów do ZUS. Składki, które są opłacane za przedsiębiorców, osoby z nim współpracujące oraz pracowników rozliczane są przez płatnika na deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Raporty ZUS RCA i ZUS RSA są również dołączane do deklaracji ZUS DRA.

• ZUS RCA to imienny raport o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach do rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne lub wypłaconych świadczeń za ubezpieczonych.
• ZUS RSA to imienny raport o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek, służy do wykazania wypłaconych świadczeń oraz przerw w opłacaniu składek.

Kiedy należy złożyć ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA

Termin pierwszego złożenia deklaracji zależy od tego, kiedy została zarejestrowana firma. Jeśli firma została zarejestrowana pierwszego dnia miesiąca, deklarację rozliczeniową ZUS DRA należy złożyć już za ten pierwszy i każdy kolejny miesiąc prowadzenia działalności. W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie miesiąca deklarację rozliczeniową ZUS DRA należy złożyć za niepełny miesiąc i drugą za pełny miesiąc.  

Obowiązują trzy terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych:

• do 5 dnia następnego miesiąca, termin dotyczy jednostek budżetowych i samorządowych,
• do 15 dnia następnego miesiąca, termin dotyczy płatników posiadających osobowość prawną,
• do 20 dnia następnego miesiąca, termin przeznaczony dla pozostałych płatników składek.

Terminy te oznaczają datę wpływu środków, zatem jeśli przelew został wykonany w terminie, ale dotrze z opóźnieniem, ZUS będzie to traktował jako spóźnienie w opłaceniu składek. Od tej zwłoki należy opłacić odsetki. Natomiast jeśli termin płatności przypada na niedzielę bądź święto, zostaje on przesunięty na najbliższy dzień roboczy.

Deklaracja ZUS DRA oraz raporty ZUS RCA i ZUS RSA składane są co miesiąc. Dotyczy to płatników, którzy opłacają składki na własne ubezpieczenie lub osoby współpracujące, korzystają z ulg w opłacaniu składek bądź jeśli wznawiają działalność gospodarczą.

Przechowywanie dokumentów

Dokumenty związane ze zgłaszaniem pracowników do ubezpieczeń tzn. ZUS ZZA i ZUS ZUA należy przechowywać przez 5 lat. Dokumenty, które są przekazywane do ZUS w formie elektronicznej, to dokumenty w formie papierowej z podpisem osoby zgłaszanej również należy przechowywać przez 5 lat. W przypadku deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz raportów ZUS RCA i ZUS RSA termin ich przechowywanie wynosi:

• 5 lat w przypadku dokumentów przekazywanych od 2012 r.
• 10 lat w przypadku dokumentów przekazywanych do końca 2011 r.

Przekazywanie dokumentów do ZUS

Sposób przekazywania dokumentów do ZUS jest uzależniony od tego, jaka liczba osób jest zatrudniania. W przypadku, gdy płatnik zatrudnia do 5 osób ma wybór, w jaki sposób zamierza przekazywać deklaracje. Dokumenty mogą zostać przekazane w wersji elektronicznej bądź papierowej. Jeśli płatnik zdecyduje się na formę papierową, musi ją przesłać za pośrednictwem poczty bądź dostarczyć osobiście lub przez pełnomocnika.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy płatnik zatrudnia powyżej 5 osób, wtedy dokumenty przesyłane są jedynie w formie elektronicznej. Wysyłkę dokumentów obsługuje program Płatnik bądź aplikacja e-Płatnik.

Inne obowiązki płatnika

Pracodawca ma obowiązek przekazywania swoim pracownikom do 28 lutego rocznego raportu o naliczonych składkach za rok poprzedni. Dodatkowo na żądanie należy przekazać informację z raportów imiennych o naliczonych składkach.
Informacje te są przekazywane na specjalnym wzorze dokumentu.